Primo incontro Wedding Planner – sposi, 7 passi da seguire

Michela Lunardi Events / Wedding planner's job  / Primo incontro Wedding Planner – sposi, 7 passi da seguire
Primo incontro con la wedding planner

Primo incontro Wedding Planner – sposi, 7 passi da seguire

Ecco i 7 passi da seguire durante il primo incontro con la Wedding Planner

Ogni wedding planner ha un proprio modo di lavorare, anche se i punti cardine del lavoro dovrebbero essere gli stessi per tutti. Vi spiego come lavoro io riferendomi al primo incontro con gli sposi per il servizio di organizzazione completa e vi darò anche qualche suggerimento con 7 passi importanti:

  1. L’Incontro conoscitivo con la Wedding Planner

    Solitamente il primo contatto è telefonico con la sposa. Faccio qualche domanda veloce per farmi un’idea (a volte la sposa ha già le idee molto chiare, altre volte è nel buio più totale).

    Successivamente, organizzo un incontro conoscitivo a cui invito a partecipare entrambi gli sposi. (E’ importante, se possibile, che ci siate entrambi perché i punti di vista maschile e femminile hanno le loro peculiarità.

    Ciò che può sfuggire a uno di voi due può essere invece ricordato dall’altro e potrebbero quindi venirvi in mente domande diverse e aver alla fine un quadro di valutazione più completo.).
    I miei incontri di solito durano almeno 2 ore, due ore e mezza per darvi un’idea.

  2. Definire il budget

    Durante l’incontro pongo diverse domande per capire come immaginate il vostro matrimonio.

    Ho bisogno di avere più informazioni possibili su di voi, capire quali sono le reali necessità, i dubbi da chiarire e comprendere al meglio quali sono gli aspetti a cui dare più importanza e quali possono passare in secondo piano. Quest’ultimo punto mi occorre soprattutto per la suddivisione del budget che è sicuramente la parte più “delicata”. E’ importante cercare di definire quali saranno le voci alle quali dedicare una spesa maggiore e quelle in cui potremmo chiudere un occhio per vagliare diverse possibilità e consigliarvi al meglio.
    Ma come capire che budget avete?
    • Date un’occhiata alle vostre disponibilità per l’evento.
    • Cercate di valutare che disponibilità di aiuto economico potete avere da altre fonti come la vostra famiglia di origine.
    • Calcolate un’oscillazione del 10% per varie ed eventuali; può capitare che vi innamoriate di un aspetto in particolare e siate disposti a spenderci qualcosa in più.

Primo incontro con wedding planner

Vi assicuro che se riuscirete a stabilire un budget, le voci di spesa verranno ripartite in modo più consapevole e senza perdervi a metà strada (magari perché non avevate valutato alcuni aspetti che successivamente nel mentre dell’organizzazione vi sono venuti in mente). Distribuirlo in modo proporzionale è il compito più difficile, per questo me ne occupo io, per tenerlo sempre controllato. Tutte le volte che avrete un dubbio perché magari vi verrà in mente che volete un certo fornitore o servizio aggiuntivo, sono pronta a consigliarvi il meglio.

  1. Le informazioni di base
    Iniziamo dalle domande chiave. Sicuramente avrò bisogno di sapere la data del grande giorno (questo ve lo chiederò già al telefono) e una scelta di date alternative, (vi consiglio di trovare un accordo e arrivare preparati su questo punto). Questo è importante prima di tutto per verificare la mia disponibilità e successivamente in fase di preventivazione dei servizi, per sondare la disponibilità dei fornitori. Lavorare senza questa informazione sarebbe lavorare a vuoto e non porterebbe risultati a nessuno di noi.
  2. Definire le location per la cerimonia e i festeggiamenti

Location per la cerimonia
Altra domanda, dove? In che zona desiderate fare il ricevimento? Se vi sposate in chiesa è necessario sapere nome della chiesa, indirizzo e se confermerete, un contatto telefonico di una persona di riferimento. (Sembra facile recuperarlo da sé ma per alcune chiese risulta ancora difficile reperire il contatto telefonico!)
Mi occorre perché la location non dovrebbe idealmente essere a più di mezzora dalla chiesa, per cui mi aiuta a circoscrivere la zona. Diverso il caso in cui desideriate una cerimonia nella location del ricevimento, in questo caso mi sarà utile capire se cercate una cerimonia civile vera e propria o una cerimonia simulata.

Grazie alla crescita di richieste di cerimonie e unioni civili, negli ultimi anni, diverse location hanno ottenuto il permesso dal comune di zona per questa celebrazione, ma non tutte. Ecco perché è importante saper fin da subito le vostre preferenze per sapere che location proporre e quali evitare. Se scegliete la cerimonia simulata, potrete farla ovviamente ovunque. In questo caso posso consigliarvi ottimi celebranti che renderanno la vostra cerimonia più coinvolgente ed emozionante rispetto alla sola lettura degli articoli e due brevi frasi.

Primo incontro con la wedding planner

Location per i festeggiamenti
Che preferenze avete per la location? Quali sono gli aspetti più importanti per voi? La villa con il suo sapore di storia e il suo bel giardino fiorito, il castello romantico per sentirvi principesse, una location in città perché volete qualcosa di non convenzionale…

Ma soprattutto: quali sono i requisiti imprescindibili che deve avere la vostra location? A esempio, ci deve essere per forza la piscina? Vi piacciono le tensostrutture con lampadari di cristallo?  Ci devono essere per forza delle camere per voi perché non volete orari e volete fermarvi per la notte? Ci deve essere un certo tipo di paesaggio, come quello collinare che offrono certi castelli? O preferite la magia e l’esclusività di una location sul lago di Como?  Pensate anche ai vostri invitati, ci sono esigenze particolari per alcuni di loro e quindi bisogna valutare le barriere architettoniche? Queste domande mi aiutano ad individuare le location che avranno gli elementi che cercate.

  1. Gli invitati
    Quanti invitati ci saranno? Questa è un’altra domanda importantissima per me, per valutare di proporre una location piuttosto che un’altra. Inutile proporvi una location con grandi sale da 200 persone se siete in 50… mi occorre anche per la valutazione del budget (sì l’aspetto budget confermo che è il punto cardine che tengo sempre presente).

Valutate bene chi volete invitare, se volete che ci siano bambini o meno, se per voi è importante invitare tutti perché volete condividere il vostro giorno (parenti anche più lontani che non vedete mai, colleghi di lavoro, amici conoscenti…). Oppure preferite qualcosa di più intimo con parenti e amici stretti. Vi servirà avere le idee più chiare possibile per avere un numero indicativo (non preoccupatevi il numero definitivo fluttua sempre del 10% fino all’ultimo), almeno per avere i preventivi del catering e, ripeto, cercare la location con gli spazi più adatti.

  1. Definire lo stile
    Lo stile
    : candelabri e fiori? Uno stile rustico? Uno stile pulito essenziale e moderno? O cascate di fiori? Un classico bianco? Ho bisogno di saperlo perché lo stile deve intonarsi a ciò che cercate e alla location! Se avete delle foto di qualcosa che vi ha ispirato mostratemele, le immagini tratte da Pinterest sono magnifiche, ma non sempre sono poi realizzabili. Lo stile sarà una parte che poi studieremo a fondo, sarà il colpo d’occhio, a partire dalla partecipazione fino al menù sulla tavola.
  2. Varie ed eventuali (da prevedere)
    Ci sono altri dettagli che vi chiederò ed emergeranno parlando insieme. Ogni coppia è diversa ma sicuramente se arrivate già un po’ preparati sui punti che vi ho descritto potrò poi concentrarmi al meglio!So che un paio d’ore sono poco tempo, per cui il mio consiglio è ascoltatevi, cercate di sentire se vi trovate in sintonia con me, se pensate che abbia compreso la vostra visione di come volete il vostro giorno, se sentite che volete affidarvi alla mia professionalità.
Primo incontro con la wedding planner

 

 

Ci saranno anche domande che voi mi vorrete porre, per questo punto vi consiglio di non sentirvi intimiditi con la paura di farmi domande scontate, chiedete, chiedete, chiedete!

Se mi sceglierete preparerò un contratto e ve lo spiegherò nei vari punti perché chiarezza, tutela ed etica del lavoro sono per me fondamentali. Seguitemi, scriverò degli articoli in cui vi parlerò ancora del mio lavoro durante i mesi che precederanno il vostro evento con utili consigli!

 

 

Primo incontro Wedding Planner – sposi, 7 passi da seguire ultima modifica: 2018-06-14T16:44:50+00:00 da Michela Lunardi